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E-Mail Archivierung – für Unternehmen verpflichtend

Wie bereits angekündigt, ist ab 01. Januar 2017 jedes Unternehmen zur rechtssicheren Archivierung im Sinne der GoBD verpflichtet! Seit Jahren wurden Unternehmen auf die Notwendigkeit einer rechtskonformen sicheren E-Mail Archivierung hingewiesen, da nur so die Anforderungen der Verfahrensdokumentation nach GDPdU und GoBD einfach und unkompliziert gewährleistet werden kann!

Schwerpunkt ist insbesondere die digitale Geschäftskorrespondenz, die der Aufbewahrungspflicht unterliegt. Es müssen alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen.

Die rechtssichere E-Mail Archivlösung MailStore ist in wenigen Minuten an beliebige Mailserver und auf verschiedenen Virtualisierungs-Plattformen ohne Einschränkungen einsatzbereit und das zum einem äußerst attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis.

Ein Großteil der täglichen Geschäftskorrespondenz und wichtiger Dokumente wird als E-Mail verschickt. Diese Dokumente sind extrem wichtig für Ihr Unternehmen. Die Mailsysteme sind dabei mit den Datenmengen oft viel zu stark belastet. Die Recherche über Mailprogramme ist oft langsam oder führt erst gar nicht zu brauchbaren Ergebnissen. Anwender löschen oft wichtige E-Mails und Dokumente in ihren Accounts.

Das revisionssichere Mail- und Dokumenten-Archivierungssysteme Mailstore löst diese Probleme in nur einem einzigen System. Mailstore ist als Software und bei uns als vorkonfigurierte Appliance verfügbar und dient der rechtskonformen und revisionssicheren Archivierung .

Skalierbare Appliances

Die Unified Mail Archive Lösung (UMA) von Securepoint kann als virtuelle Maschine in Microsoft Hyper-V oder VMWare Umgebungen eingesetzt werden oder als dezidierte Hardware-Appliance erstellt werden. Der Umfang der Software ist dabei immer gleich. Die Hardware kann dann nach Ihren Anforderungen skaliert werden.

Features auf einen Blick

  • Revisionssichere Archivierung
  • Entlastung Ihrer Mailserver
  • Flexible Suche in Outlook und als Desktop Programm unter Windows.
  • Einfaches Informations- und Organisationsmanagement von Emails und Dokumenten
  • Integrierbar in bestehende Mailserver oder auch POP3 Postfächer

Revisionssichere Archivierung

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten – zwei, sechs, zehn, 30 Jahre oder sogar ewig. Eine Manipulation der Daten muss dabei ausgeschlossen sein. Sie archivieren E-Mails nach den Richtlinien der EU-Datenschutzgrundverordnung und schützen sie vor Datenverlust.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Gängige gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -zeiten reichen je nach Dokumentenart von 2 Jahren bis ewig. Die Kommunikation mit Geschäftspartnern – dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird – verlangt beispielsweise eine sechsjährige Archivierung. Rechnungen oder Personalakten dagegen müssen 10 Jahre archiviert werden. Gerichtsurteile und Baupläne müssen sogar dauerhaft aufbewahrt werden.

Fragen zum Thema?

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